Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on WiB Women in Black Marketing Management & Productionin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 6.7.2020. Viimeisin muutos 15.7.2020.
 
1. Rekisterinpitäjä
WiB Women in Black Oy (y-tunnus 2680529-6)
myynti@wib.fi, www.wib.fi 
 
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Elina Ostamo, elina.ostamo@wib.fi, +358 50 469 5354
 
3. Rekisterin nimi
WiB Women in Black Marketing Management & Productionin asiakas- ja markkinointirekisteri
 
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on: 
 

1. Henkilön itsensä antamat tiedot tai henkilön tunnistavat tiedot

• Nimi
• Puhelin
• Sähköpostiosoite
• Henkilön edustama yritys

2. Analytiikasta johdetut tiedot

• Verkkosivuston selaus- ja käyttötiedot ja päätelaitteen tunnistetiedot
• Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet

Tietojen pääsääntöinen lähde on henkilö itse. Jos saamme kolmansilta osapuolilta henkilötietoja, niin ilmoitamme niistä ko. henkilöille ensimmäisessä yhteydenotossa tai viimeistään kuukauden sisällä henkilötietojen vastaanottamisesta. Henkilötietojen tallennuksen oikeudellisena perusteena on sopimuksen tuottaminen (WiB Women in Black Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde), henkilön oma suostumus ja oikeudelliset velvoitteet (esim. kirjanpitolaki)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksemme on: yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, tiedottaminen ja markkinointi, analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset. 
 
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
 
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Verkkosivun evästeet
WiB Women in Black Marketing Management & Productionin verkkosivulla käytetään evästeitä (”Cookies”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pienikokoisia tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määrätty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Näitä tekniikoita käytetään toimintojen toteuttamiseen, personointiin, analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

8. Henkilötietojen säilytysaika / henkilötietojen poistaminen

WiB Women in Black Oy säilyttää tallennettuja henkilötietoja vain tarvittavan ajan minkä tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset vaativat.

Henkilö, jonka henkilötietoja on tallennettu, on oikeutettu pyytämään omien tietojensa poistamista tai jos poistaminen ei ole mahdollista niin silloin anonymisointia. Poisto ja anonymisointi ovat peruuttamattomia toimenpiteitä. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, esim.

kirjapitolaki määrittelee tiedolle pidempiä tallennusaikoja riippumatta siitä onko aineistossa henkilötietoja vai ei.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

WiB Women in Black Oy voi luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille esimerkiksi laskutusta tai markkinointiviestien välittämistä varten.
 

Luovutamme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

• Laskuoperaattorille
• Perintäyhtiölle (erääntyneiden laskujen siirtyessä perintään)
• Analytiikkakumppaneille

Tietojen välityksessä noudatamme tietoturvan ja -suojan korkeaa tasoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
 

WiB Women in Black Oy käyttää uutiskirjeissään MailChimp–palvelua, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella, kuitenkin EU-U.S. Privacy Shield Framework -säädöksien (privacyshield.gov/list) puitteissa. Palvelun tietosuojasta tarkemmin: mailchimp.com/legal. Henkilötiedot on suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja myös viranomaisille tarvittaessa. Sellaisissa tapauksissa informoimme henkilöä, johon tiedon luovutus kohdistuu, jos se on lain puitteissa sallittua.
 
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyviä tietosuojakäytäntöjä ja kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
 
11. Henkilön oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, saada niistä jäljennös ja vaatia tietojen poistamista, mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen myynti@wib.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
 
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamisen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen myynti@wib.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterissä olevalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Mikäli rekisterinpitäjä WiB Women in Black Oy ei pysty kaikilta osin toteuttamaan pyyntöä (esim. sellaisten tietojen poistamista joille on oikeudellinen velvoite säilyttää), henkilö saa siitä ilmoituksen.